wątek, załączniki, pytania klienta
Operacyjny inbound sales dla firm technicznych
Mail z zapytaniem to nie proces sprzedaży
Costrum zamienia przychodzące zapytania w projekt, zadania, analizę plików, kontekst zespołu i szkic odpowiedzi, zanim temat rozpadnie się między skrzynkę, folder i komunikator.
Nowe zapytanie09:42
Zapytanie ofertowe: modernizacja instalacji wentylacji
Od: klient@firma-techniczna.pl
Prosimy o dobór rozwiązania, termin realizacji i wskazanie brakujących danych. Dokumentacja techniczna w załącznikach.
specyfikacja-techniczna.pdfplik
przedmiar.xlsxplik
rysunek-instalacji.dwgplik
Utwórz
sprawę
sprawę
Sprawa w Costrum
Modernizacja instalacji technicznej
Widoczne od razu
- wiadomość i załączniki są przy jednej sprawie
- widać braki danych do decyzji
- zadania mają właścicieli i statusy
Szkic do review
Potwierdzamy dokumentację. Do odpowiedzi potrzebujemy doprecyzować zakres automatyki i termin wizji lokalnej.
Nie wysłane. Czeka na człowieka.
Najlepsze demo zaczyna się od jednego realnego maila. Możemy też pokazać proces na przykładowym zapytaniu technicznym.
Mail
początek sprawy, nie system pracy
Projekt
wspólny kontekst dla sprzedaży i techniki
Szkic
materiał roboczy do decyzji i edycji
Problem
W teorii to jeden mail. W praktyce: cały proces bez właściciela.
Jeden wątek uruchamia pliki, pytania techniczne, decyzję, telefon do eksperta i odpowiedź, której klient oczekuje szybko.
Mail, folder i komunikator mogą działać osobno. Problem zaczyna się wtedy, gdy klient czeka, a zespół nie widzi jednej sprawy.
Folder
góraręcznie założony katalog i luźne pliki
Teams
prawoustalenia techniczne poza sprawą
Excel
dółchecklista i braki danych bez właściciela
Telefon
lewowiedza eksperta znika po rozmowie
Klient
prawoczeka na odpowiedź
Wąskie gardło
Całość istnieje, ale nikt nie widzi sprawy.
To nie brak AI. To brak jednego miejsca na mail, pliki, decyzję i odpowiedzialność.
Signature moment
Najważniejszy moment: zapytanie wychodzi ze skrzynki
Dopóki zapytanie jest tylko mailem, zespół nie ma wspólnej sprawy. W Costrum wiadomość może dostać pliki, zadania, właściciela i szkic odpowiedzi.
Bez tego momentu: forwardy, notatki i decyzje poza systemem.
Po tym momencie: pliki, zadania, właściciel i szkic przy jednej sprawie.
mail od klienta
ekstrakcja
sprawa zespołu
Nowe zapytanie
Modernizacja instalacji wentylacji
Termin realizacji, dobór rozwiązania, warunki montażu. Dokumentacja w załącznikach.
specyfikacja-techniczna.pdfplik
przedmiar.xlsxplik
rysunek-instalacji.dwgplik
warunki-realizacji.pdfplik
pliki
braki
zadania
Utwórz projekt
Projekt
Sprawa ofertowa
Magdasprawdza zakres technicznyw toku
Patrycjazbiera braki do klientabrakuje danych
Wiktorskłada szkic odpowiedzireview
Szkic odpowiedzi
Gotowy materiał do review: podsumowanie tematu, pytania do klienta i warunki dalszej pracy.
pliki są przy sprawie
Workflow produktu
Pięć ekranów zamiast siedmiu miejsc pracy.
Krótki product tour po tym, co zespół widzi od pierwszego maila do szkicu odpowiedzi.
01
Mail trafia do jednego miejsca
Zapytanie jest widoczne razem z nadawcą, tematem, treścią i załącznikami. Model podłączenia ustalacie na wdrożeniu, bez obietnicy automatycznego czytania całej skrzynki.
Zespół nie szuka początku sprawy w prywatnych wątkach.
treść wiadomości
lista załączników
termin i pytania klienta
01
Zapytanie techniczne klienta
Zespół nie szuka początku sprawy w prywatnych wątkach.
02
Pliki i wymagania stają się materiałem do decyzji
PDF-y, rysunki, przedmiary i warunki realizacji są przy sprawie. Zespół widzi, co jest jasne, a czego trzeba dopytać.
Mniej ręcznego przeklejania, szybciej widać braki.
02
Wymagania, ryzyka i braki
Mniej ręcznego przeklejania, szybciej widać braki.
03
Z maila powstaje projekt i zadania
Jeżeli temat jest wart obsługi, powstaje sprawa z właścicielem, plikami, statusem i listą działań przed odpowiedzią.
Ktoś odpowiada za kolejny krok. Nie trzeba pytać „kto to bierze?”.
03
Sprawa ofertowa z zadaniami
Ktoś odpowiada za kolejny krok. Nie trzeba pytać „kto to bierze?”.
04
Wiedza firmowa wspiera odpowiedź
Dokumenty, wcześniejsze odpowiedzi i ekspertyzy mogą wrócić przy podobnym temacie, po akceptacji zespołu.
Organizacja nie zaczyna od zera przy każdej podobnej sprawie.
04
Podobne materiały i ekspertyzy
Organizacja nie zaczyna od zera przy każdej podobnej sprawie.
05
Powstaje szkic do review
Costrum może pomóc przygotować szkic maila, podsumowanie albo materiał roboczy, który handlowiec i ekspert techniczny edytują przed wysyłką.
Handlowiec nie zaczyna od pustej kartki, a technik nie tłumaczy drugi raz tego samego.
05
Materiał do review
Handlowiec nie zaczyna od pustej kartki, a technik nie tłumaczy drugi raz tego samego.
Nie zwykły ChatGPT
To nie jest ChatGPT do pisania ładniejszych maili.
ChatGPT może pomóc napisać odpowiedź. Costrum pomaga przeprowadzić temat przez organizację: od wiadomości i plików, przez projekt i zadania, po wiedzę i szkic do review.
Jeśli klient pyta o wycenę, termin lub zakres, sama odpowiedź mailowa nie wystarczy. Zespół musi zobaczyć materiał do decyzji.
Prompt
Napisz ładną odpowiedź na mail klienta.
To może pomóc z tekstem, ale nie pokaże właściciela, plików, statusu i braków do decyzji.
Workflow
01
łączy mail, pliki i sprawę
02
pracuje na mailu, plikach i projekcie
03
pokazuje właściciela i status
04
wspiera zadania przed odpowiedzią
Pamięć firmy
Każde zapytanie może zostawić wiedzę na następne.
Odpowiedź często już istnieje: w starym mailu, ofercie, dokumentacji albo w głowie eksperta. Warto, żeby po akceptacji zespołu została przy kolejnych sprawach.
źródło
wcześniejsze odpowiedzi
źródło
specyfikacje
źródło
ekspertyzy
źródło
projekty
źródło
zaakceptowane szkice
Pamięć sprawy
Następne podobne zapytanie nie startuje od zera.
Pliki i dokumentacja: PDF, Word
Ekspertyzy zespołu: review techniczny, uzasadnienie
Wiedza projektowa: kontekst, status
Demo na konkretnym zapytaniu
Przynieś jedno zapytanie. Pokażemy, jak wyglądałoby w Costrum.
Najlepsze demo zaczyna się od realnego zapytania. Jeśli nie możesz go udostępnić, pokażemy proces na przykładowym mailu technicznym z dokumentacją i brakami danych.
Najlepszy materiał to realny mail. Jeśli nie możesz go udostępnić, pokażemy ten sam przebieg na technicznym przykładzie.
Demo operacyjne30-45 min
Na demo przechodzimy przez
- 01mail z zapytaniem
- 02załączniki i dokumentację
- 03utworzenie projektu
- 04analizę plików
- 05zadania i właścicieli
- 06bazę wiedzy
- 07szkic odpowiedzi
- 08kontekst, który zostaje w systemie
FAQ
Pytania, które warto zamknąć przed rozmową.
Najczęstsze obiekcje dotyczące roli ludzi, poczty, załączników, wyceny i zakresu pierwszego wdrożenia.
Czy Costrum zastępuje handlowca albo inżyniera sprzedaży?+
Nie. Costrum porządkuje pracę przed odpowiedzią do klienta: mail, załączniki, kontekst, zadania i szkic odpowiedzi. Decyzję ofertową, wycenę i finalną treść nadal zatwierdza człowiek.
Czy Costrum automatycznie czyta naszą skrzynkę?+
Nie zakładamy tego jako domyślnej obietnicy. Costrum może pracować na zapytaniach kierowanych na techniczny adres lub obsługiwanych w ramach procesu produktu. Dokładny model podłączenia potwierdzamy na demo.
Co z załącznikami?+
Załączniki mogą być widoczne przy wiadomości i powiązane z projektem, żeby zespół pracował na jednym kontekście zamiast szukać plików po wątkach.
Czy system przygotuje gotową ofertę?+
Costrum może wspierać przygotowanie szkicu odpowiedzi, podsumowania i materiału roboczego. Nie komunikujemy pełnej automatycznej wyceny ani samodzielnego wysłania oferty bez akceptacji człowieka.
Czy musimy zmieniać cały obecny proces?+
Nie. Najrozsądniej zacząć wąsko: od jednego typu zapytań, jednej skrzynki procesowej albo jednego zespołu, a później rozszerzać zakres.
Czy można zacząć od jednego typu zapytań?+
Tak. Dobry start to powtarzalny proces: zapytania techniczne, ofertowe, serwisowe albo projektowe, gdzie zawsze wracają podobne dokumenty, pytania i decyzje.
Co zobaczymy na demo?+
Mail, załączniki, projekt, zadania, analizę plików, bazę wiedzy i szkic odpowiedzi. Demo ma pokazać flow, a nie listę abstrakcyjnych funkcji.
Co trzeba przygotować na start?+
Najlepiej jedno przykładowe zapytanie, kilka dokumentów technicznych i informację, jak dziś wygląda decyzja „odpowiadamy czy odpuszczamy”.
Następny krok
Sprawdźmy to na jednym zapytaniu.
Pokażemy, jak mail z załącznikami może stać się sprawą z zadaniami, właścicielem i szkicem do review.
01mail z załącznikami
02sprawa z właścicielem
03szkic do review